Aanbesteding | betekenis/definitie (bron: http://www.encie.nl/definitie/Aanbesteding)

Aanbesteden heeft als doel om vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen door de concurrentiewerking. Zo kan de laagste prijs worden gerealiseerd ofwel de prijs-kwaliteitverhouding wordt op dezemanier zo goed mogelijk op elkaar afgestemd. Bij aanbesteding gaat het meestal om opdrachten die betrekkelijk groot zijn.
Voor kleinere opdrachten worden meestal enkele leveranciers of aannemers uitgenodigd om een offerte te doen. Dit wordt onderhandse aanbesteding genoemd. Bij aanbestedingen worden selectiecriteria gebruikt om te kijken welke bedrijven het best in staat zijn om de opdracht uit te voeren. Gunningcriteria zijn slechts gericht op kenmerken in de offerte zoals: prijs, leveringsvoorwaarden en kwaliteit van de aangeboden goederen of diensten en aan het wel of niet voldoen van extra kwaliteitscriteria of eisen.

Een aanbesteding is voor opdrachtgevers dus een methode om grote opdrachten tegen een concurrerende prijs uit de markt te halen.

Uit de aanbesteding wenst de opdrachtgever een aanbieding te krijgen die goed met zijn directiebegroting te vergelijken is. Het inschrijfbedrag is daarbij gelijk, maar liefst minder dan het bedrag dat de directie zelf voor het werk begroot heeft. Is dit het geval, dan is de aanbesteding geslaagd. Regelmatig gaat het echter niet zoals de opdrachtgever verwacht. De inschrijvingen matchen niet met de begroting van de opdrachtgever. Wanneer de inschrijfbedragen grote verschillen vertonen met de directiebegroting, dan spreekt men van een mislukte aanbesteding. Wat is er dan mislukt? Hoe komt dat? Voorbereiding is het kernwoord. De aanbesteding valt of staat met de juistheid van alle stukken. Alle zaken die aan het begin van het aanbestedingsproces correct zijn geregeld, kunnen niet voor verstoring van het proces zorgen.

Correspondentie

De correspondentie: van de uitnodiging tot inschrijving tot aan de brief waarmee de niet-geselecteerde inschrijvers worden bedankt voor hun moeite, gedaan voor de inschrijving. In de correspondentie komt de zorgvuldigheid die door de opdrachtgever wordt betracht rond de aanbesteding tot uiting.

Risico’s beïnvloeden indirect het aanbestedingproces

Er zijn veel factoren die een aanbesteding kunnen beïnvloeden. De belangrijkste factor is onduidelijkheid. Voor elk onderdeel dat enige vorm van onduidelijkheid met zich meebrengt maakt een inschrijver een risicoanalyse. Vervolgens wordt dat risico financieel afgedekt in de inschrijfbegroting. Duidelijkheid in de aanvraag en in alle onderliggende stukken zorgt voor duidelijkheid over de risico's die de inschrijvers lopen.
Volledigheid beïnvloedt ook de aanbesteding. Hoe vollediger en duidelijker de aanvraag: hoe minder risico. Iets “denken”of iets “zeker weten” is een wereld van verschil. Ook “aannames” vormen een risico dat financieel wordt afgedekt. Er ontstaat een "scherpe" inschrijving bij weinig “aannames”. Er zijn inschrijvers die zoeken naar de manco’s in de door de opdrachtgever verstrekte gegevens. In deze fase iets vergeten betekent dat men hoogstwaarschijnlijk met (ongewenst) meerwerk wordt geconfronteerd in de realisatiefase.

Voorbereiding is het halve werk

Zo bekeken is duidelijkheid over de aard en de omvang van het werk dus een prijsbepalende factor. Wanneer u uw inschrijver helpt door het ter beschikking stellen van juiste en volledige achterliggende informatie om op uw aanbesteding in te schrijven, dan heeft u nooit meer een mislukte aanbesteding! Voor de opdrachtgever brengt het “voorbereiden” werk met zich mee. Een duidelijke, volledige beschrijving van het werk (of het nu gaat om een inspanningsbestek, een prestatiebestek of resultaatsgericht werken, dat maakt geen verschil). Een correcte door de opdrachtgever aangeleverde hoeveelhedenstaat. Inzicht in de bij opdracht tot stand te brengen projectorganisatie: wie voert directie, wie houdt toezicht? Dat scheelt alle betrokken partijen veel giswerk. Het laat ook zien dat de opdrachtgever precies weet waarover hij het heeft. Bijkomend voordeel: wanneer een opdrachtgever altijd op deze manier de juiste (correcte) gegevens verstrekt aan de inschrijvers, dan schept dat groot onderling vertrouwen. Ook dat komt in de inschrijfprijs tot uiting….!

Ontzorgen en ontlasten

De gebruikers worden ontlast. Het zijn op een of andere manier altijd dezelfde mensen waarbij de inschrijvers terecht komen om bijvoorbeeld een bepaalde gevel te bekijken. Bij de mensen die vaak thuis zijn. Daar hoort iedere inschrijver dat er eerder “tig” andere concurrenten zijn komen kijken". Dat is niet handig: het werkt soms zelfs ronduit demotiverend voor de inschrijver om dan nog een inschrijving te doen.

Gunningcriteria

Openheid over de gunningcriteria schept duidelijkheid. Gaat de opdrachtgever voor de "goedkoopste"(wie heeft de calculatiefout gemaakt?), of voor de “meest economische” aanbieding (juiste prijs/kwaliteit verhouding voor het werk). De opdrachtgever zit niet te wachten op een (“goedkoopste”) inschrijver die aannemer wordt en die het werk niet kan (af)maken. En een aannemer die het werk afmaakt met veel problemen tijdens het realisatieproces, daar wordt niemand blij van.

Proces-verbaal van aanbesteding

Is de aanbesteding gedaan dan krijgen inschrijvers van het resultaat ieder een afschrift mee: een Proces-verbaal van aanbesteding. Rechtsgeldig ondertekend door alle aanwezige inschrijvers en de opdrachtgever. Dat zorgt voor transparantie en duidelijkheid. Voor nu en in de toekomst.

Aandacht voor details

Er zijn dus veel zaken die aandacht behoeven:

• De juiste correspondentie op het juiste moment
• Een compleet bestek, of,
• Een werkomschrijving (inclusief administratieve voorwaarden
• Een correcte hoeveelhedenstaat
• Juiste en complete informatie richting inschrijvers

Wanneer u als opdrachtgever daarbij hulp kunt gebruiken, neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag om van uw aanbesteding een succes te maken!